Von Excel- und ERP-Exporten zum geprüften Batteriepass

Die meisten Daten für einen Batteriepass gibt es in Ihrem Unternehmen schon: in Excel-Listen der Fertigung, in ERP-Exporten, in Datenblättern und bei Lieferanten. Der Weg zu einem geprüften Pass führt nicht über Abtippen, sondern über vier Schritte: Modell- und Einzeldaten trennen, Seriennummern und Messwerte importieren, Lücken mit Nachweisen schließen und jeden Wert freigeben, bevor er öffentlich wird. Das ERP binden Sie am besten erst an, wenn dieser Ablauf steht.

Dieser Leitfaden zeigt den Weg am Beispiel eines Herstellers stationärer Speicher. Welche Pflichten dahinterstehen, beschreibt unser Beitrag Batteriepass für stationäre Speicher.

Wo liegen die Daten für einen Batteriepass heute?

Anhang XIII der Batterieverordnung zählt auf, was in den Pass gehört. Kaum etwas davon muss neu erhoben werden; es liegt nur an verschiedenen Stellen und in verschiedenen Formaten.

Die Spalte „Ebene“ entscheidet, wie viel Arbeit entsteht. Modelldaten pflegen Sie einmal; Einzeldaten kommen mit jeder Batterie neu. Deshalb lohnt der Import vor allem bei den Einzeldaten.

Welche Angaben gehören zum Modell und welche zur einzelnen Batterie?

Art. 77 Abs. 2 verlangt beides: Informationen über das Batteriemodell und spezifische Informationen für die einzelne Batterie. Ein „Batteriemodell“ ist eine Version, deren Einheiten die gleichen relevanten Merkmale und die gleiche Modellkennung haben (Art. 3 Abs. 1 Nr. 19). Für die einzelne Batterie verlangt Anhang XIII Nummer 4 unter anderem die Werte für Leistung und Haltbarkeit „wenn die Batterie in Verkehr gebracht wird und wenn sich ihr Status ändert“: Das sind in der Praxis die End-of-Line-Messwerte jeder Einheit.

BatteryPass hält deshalb drei Ebenen auseinander im Test:

• Batteriemodell: das Handelsprodukt mit Name, Modellkennung, GTIN und Kategorie.
• Modellversion: ein technischer Stand mit Startdatum, etwa nach einem Zellwechsel. Hier stehen Chemie, Zusammensetzung, Leistungskennwerte und Konformitätserklärung. Eine Einheit ohne Angabe bekommt die Version, die an ihrem Herstelldatum galt.
• Einheit: die einzelne Batterie mit Seriennummer, Herstelldatum, Werk, Status und ihren Messwerten.

So verteilt unser Feldregister die Identifikationsangaben eines stationären Speichers:

Wie muss eine Tabelle aussehen, damit der Import gelingt?

Eine Zeile je Batterie, eine Spalte je Angabe. Mehr braucht es nicht. Der Import liest CSV-Dateien in UTF-8 mit Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechtem Strich als Trennzeichen und XLSX-Dateien, bis 10 MB, 10.000 Zeilen und 200 Spalten je Datei.

Deutsche und englische Spaltennamen werden erkannt, ebenso übliche Varianten wie „EAN“ für die GTIN. Spalten, die der Import nicht kennt, bleiben ohne Zuordnung und schaden nicht. Für Exporte aus SAP, Business Central, Odoo und NetSuite gibt es fertige Importvorlagen, die die Spalten dieser Systeme zuordnen.

Die häufigsten Fehler entstehen nicht im Import, sondern vorher in Excel:

• Verlorene führende Nullen. Excel liest eine 14-stellige GTIN als Zahl und streicht die Null am Anfang. Formatieren Sie die Spalte als Text oder exportieren Sie direkt als CSV aus dem ERP.
• Mehrere Kopfzeilen und Summen. Eine Tabelle für Menschen hat Titelzeilen, verbundene Zellen und eine Summenzeile; eine Importtabelle hat genau eine Kopfzeile und sonst nur Batterien.
• Gemischte Einheiten. Wenn ein Werk in Wh und ein anderes in kWh liefert, gehören die Werte in zwei Spalten mit der Einheit im Namen, nicht in eine.
• Datumswerte als Zahlen. Exportiert Excel ein Datum als fortlaufende Zahl, ist das Format der Spalte falsch gesetzt.

Was prüft der Import, bevor eine Batterie angelegt wird?

Nach dem Hochladen sehen Sie zuerst die Zuordnung: welche Spalte zu welchem Feld gehört und in welcher Einheit. Dann prüft BatteryPass jede Zeile nach denselben Regeln wie die Eingabe im Portal und schreibt einen Bericht mit Zeile, Spalte und Grund im Test.

Erst wenn Sie den Bericht gelesen haben, übernimmt ein Mitglied den Import. Die Einheiten entstehen als Entwürfe, ihre Werte mit der Quelle „Import“ und dem Verweis auf genau diese Datei.

Wie werden aus importierten Werten freigegebene Werte?

Ein importierter Wert ist erfasst, aber noch nicht geprüft. Bei Hunderten Batterien mit je einem Dutzend Messwerten wäre die Freigabe Wert für Wert nicht zu schaffen. Eine Prüferin gibt die Werte eines übernommenen Imports deshalb in einem Schritt frei im Test.

Die Regeln der Einzelfreigabe gelten dabei für jeden Wert. Offen bleiben:

• Werte, deren automatische Prüfung fehlschlägt;
• Werte ohne den Nachweis, den das Register für dieses Feld verlangt;
• Werte mit einer Importwarnung, etwa der verdächtigen Einheit;
• Werte, die die Prüferin selbst erfasst hat, wenn Ihre Organisation das Vier-Augen-Prinzip eingeschaltet hat.

Der Bericht der Freigabe nennt, wie viele Werte offen geblieben sind und warum. Diese prüfen Sie einzeln.

Wie schließen Sie Lücken, ohne hinterherzutelefonieren?

Nach dem Import zeigt BatteryPass für jede Modellversion und Einheit, was fehlt, und zwar nach dem Anforderungsstatus des Feldregisters: erforderlich, bedingt, nicht anwendbar mit Begründung oder später erforderlich. Ein Feld wie der CO₂-Fußabdruck, das erst mit einem künftigen Rechtsakt Pflicht wird, erscheint nicht als Lücke.

• Aufgaben mit Verantwortlichen. Fehlende Pflichtangaben werden zu Aufgaben, die einer Person zugeordnet sind.
• Nachweise am Wert. Datenblatt, Prüfbericht oder Lieferantenerklärung hängen an dem Wert, den sie belegen, mit ihrer eigenen Zugriffsstufe.
• Lieferantenanfragen. Ein Lieferant bekommt einen Link für genau die angefragten Felder, lädt Nachweise hoch und braucht kein Konto im Test. Seine Angaben werden wie alle anderen geprüft.

Ein typisches Beispiel: Der Zelllieferant kennt die Zusammensetzung von Kathode, Anode und Elektrolyt, Sie nicht. Statt eine Excel-Vorlage per E-Mail zu verschicken und die Antwort abzutippen, fragen Sie genau diese Felder an. Die Antwort landet mit Quelle „Lieferant“ und dem hochgeladenen Nachweis am Wert und wartet auf Ihre Prüfung.

Warum ist es wichtig, wer welchen Wert eingetragen hat?

Weil die Verantwortung beim Wirtschaftsakteur liegt. Er stellt sicher, dass die Angaben im Pass korrekt, vollständig und aktuell sind (Art. 77 Abs. 4), und Art. 78 verlangt, dass Authentizität, Zuverlässigkeit und Integrität der Daten gewährleistet sind (Buchstabe g) und Rechte zum Ändern von Informationen beschränkt sind (Buchstabe f). Wer bei einer Rückfrage der Marktaufsicht nicht sagen kann, woher ein Wert stammt, hat ein Problem, auch wenn der Wert stimmt.

BatteryPass speichert deshalb zu jedem Wert seine Herkunft im Test:

Eine Änderung fügt eine neue Revision ein und markiert die alte als abgelöst. So bleibt nachvollziehbar, wer was wann geändert hat. Wie wir die Daten selbst schützen, steht auf der Seite Sicherheit.

Wie kommt der ERP-Export ohne Handarbeit herein?

Wenn der Ablauf mit Tabellen steht, kann Ihre Middleware die Datei selbst liefern. Der Ablauf sieht so aus:

1. Das ERP bucht die Fertigungsrückmeldung oder den Wareneingang und legt die Seriennummern in einer Ausgangstabelle ab.
2. Die Middleware sammelt sie und schreibt eine Datei im Format einer Importvorlage.
3. Ein API-Schlüssel mit dem Scope import lädt die Datei hoch und startet die Prüfung.
4. Ein Mitglied liest den Prüfbericht im Portal, übernimmt den Import und gibt die Werte frei.
5. Die Pässe werden veröffentlicht.

Übernehmen, freigeben und veröffentlichen kann ein Schlüssel nicht: Diese Schritte bleiben bei Mitgliedern Ihrer Organisation, damit deklarierte Daten nur durch die Entscheidung einer Person in den Pass gelangen.

Wir beschreiben diese Anbindungen als Integrationsmuster über die veröffentlichte API, nicht als fertige Konnektoren. Für die verbreiteten Systeme halten wir Schnittstellen, Anmeldung und den Stand unserer Prüfung fest:

Zwei Beispiele, warum sich der Blick in die Details lohnt: Die Standard-API von Business Central liefert Artikelposten ohne Serien- und Chargennummern, dafür braucht es eine eigene API-Seite. Und Odoo 19 bietet die JSON-2-API mit API-Schlüsseln als Bearer-Token, während XML-RPC und JSON-RPC abgekündigt sind. Mehr dazu auf den Seiten Business Central und Odoo, alle Systeme unter Integrationen.

Wie gelangen Pass-Link und Status zurück ins ERP?

Über den Änderungsfeed. Ein Schlüssel mit dem Scope read fragt regelmäßig ab, was sich geändert hat: Einheit angelegt, Pass veröffentlicht, neu veröffentlicht oder zurückgezogen. Die Einträge enthalten keine Werte und keine Personen, nur was sich an welchem Objekt geändert hat; die Middleware liest danach das Objekt selbst. So schreibt sie den GS1 Digital Link und den Passstatus an den Seriennummernsatz im ERP, und Etiketten und Lieferpapiere tragen den richtigen Link. Die Schnittstellen beschreibt die Seite Entwickler.

Zustandsdaten aus dem BMS gehen den umgekehrten Weg in den Pass: Ein Schlüssel mit dem Scope condition meldet Messwerte mit ihrem Messzeitpunkt. Sie gelten als Messung, nicht als Erklärung, und werden ohne zweite Person übernommen; ältere Messungen als die gespeicherte überspringt BatteryPass.

Welche Daten sollten Ihr ERP nie verlassen?

Der Batteriepass braucht Daten über Batterien, nicht über Menschen. Behalten Sie im ERP:

• Namen, Adressen und Auftragsnummern von Kundinnen und Kunden;
• Namen von Beschäftigten und Servicetechnikern;
• Preise, Margen und Lieferantenkonditionen;
• Standort- oder Betreiberdaten einer Batterie im Feld.

Die Seriennummer genügt, um einen Pass, ein Ereignis oder einen Messwert mit dem Satz im ERP zu verbinden.

Wann ist ein Pass bereit zur Veröffentlichung?

Wenn keine Pflichtangabe mehr fehlt und alle Werte freigegeben sind. Vorher lässt BatteryPass die Veröffentlichung nicht zu. Vor dem Veröffentlichen sehen Sie den Pass so, wie ihn die Öffentlichkeit, Personen mit berechtigtem Interesse und Behörden sehen würden. Beim Veröffentlichen wird die Passversion signiert und ist über ihren GS1 Digital Link erreichbar; wie das aussieht, zeigt der Beispiel-Batteriepass.

Danach beginnt die Pflege: Art. 77 Abs. 4 verlangt aktuelle Angaben. Jede spätere Änderung durchläuft dieselbe Prüfung und erzeugt eine neue Passversion; frühere Versionen bleiben mit ihrem Datum lesbar.

Womit fangen Sie an?

1. Ein Modell auswählen, am besten das mit den meisten Einheiten.
2. Eine Seriennummernliste exportieren, mit GTIN, Herstelldatum und Werk.
3. Die Modellversion anlegen und die Werte aus Datenblatt und Unterlagen nach Art. 10 eintragen.
4. Lieferanten anfragen für Zusammensetzung, kritische Rohstoffe und gefährliche Stoffe.
5. Prüferinnen und Prüfer festlegen und entscheiden, ob das Vier-Augen-Prinzip gilt.
6. Importieren, Bericht lesen, übernehmen, freigeben.
7. Vorschau prüfen und veröffentlichen.
8. Automatisieren, wenn der Ablauf sitzt: zuerst den Import, dann den Rückweg ins ERP.

Bis zum Stichtag 18. Februar 2027 sollte dieser Ablauf einmal vollständig gelaufen sein. Was BatteryPass darüber hinaus kann, steht auf der Produktseite.